Het formuleren van een functie- en competentieprofiel is van groot belang om niet alleen vandaag, maar ook in de toekomst succesvol te zijn. Daarnaast is het belangrijk om te leren spreken en denken in één gemeenschappelijke taal, waarin iedereen dezelfde definities hanteert. Hiermee weet je precies wat voor gedrag verwacht wordt, welke taken verricht dienen te worden en welke resultaten verwacht mogen worden.
Succes met een zorgvuldig opgesteld competentieprofiel
In een functieprofiel, waarvan het competentieprofiel onderdeel is, omschrijf je de gewenste kennis, vaardigheden, talenten en dus ook de competenties welke worden gezocht bij de desbetreffende functie en organisatie. Een zorgvuldig opgesteld profiel helpt de zoektocht naar een geschikte kandidaat succesvol te volbrengen. De voordelen:
Het geeft houvast
Het vormt een basis voor vacatures en advertenties
Het vormt een leidraad voor sollicitatiegesprekken, maar ook voor functionerings- en beoordelingsgesprekken
Een goed omgeschreven profiel bespaart tijd en geld
Op basis van functieprofielen kan het salaris worden bepaald, dit voorkomt grote verschillen
Een competentieprofiel is dus een belangrijk onderdeel van het functieprofiel.
Competenties selecteren met het oog op de toekomst
Om als organisatie toekomstbestendig te zijn, is het belangrijk bij de bepaling van de gezochte competenties de toekomstige verwachtingen mee te nemen. Een veranderende markt en veranderende behoeften van klanten zijn van belang bij het bepalen van de taken en competenties. Probeer hierop te anticiperen door dit in gedachten te houden bij het opstellen van het functieprofiel en de selectie van de benodigde competenties.
Activiteiten vandaag en de activiteiten in de toekomst
De verandering van de verkopersfunctie is een goed voorbeeld van veranderende activiteiten. Voordat klanten gebruik maakten van het internet om zich te oriënteren op, bijvoorbeeld, een nieuwe auto was de verkoper een productspecialist: hij of zij kon je alles vertellen over de technische specificaties van de auto. Vandaag, en nog meer in de toekomst, oriënteren klanten zich online en weten ze soms zelfs meer van de auto dan de verkoper zelf. Met producteigenschappen een klant overtuigen is dus niet meer genoeg, het aangaan van een relatie wordt veel belangrijker om toegevoegde waarde te kunnen bieden en duurzaam concurrentievoordeel te realiseren. Competenties als klantgerichtheid en overtuigingskracht worden voor deze verkopersrol dus belangrijker.
Op de stoel van de klant (oefening)
Om inzicht te krijgen in de toekomstige verwachtingen en in staat te zijn daarop in te spelen kun je een korte oefening doen.
Het is 2030, beeld je een klant in van jouw organisatie. Verplaats je in die positie.
Welke klant ben je?Welke producten en diensten koop je - als deze klant in 2030?Waarom koop je juist deze producten en diensten (waarom heb je ze nodig)?Waarom zou je die producten/diensten juist bij deze organisatie kopen en niet ergens anders?
Na deze oefening heb je een beeld wat de toekomstige verwachtingen van klanten kunnen zijn. Vertaal dat in activiteiten, bijvoorbeeld welke activiteiten doen we? Welke activiteiten doen we niet meer? Wat betekent dat voor de competenties? Dit helpt je bij het samenstellen van het functieprofiel en het selecteren van de benodigde competenties.
Stappenplan functie- en competentieprofiel
Het volgende stappenplan helpt je helder te omschrijven wat je zoekt.
Vaststellen resultaatgebieden en verantwoordelijkheden voor een functie
Per resultaatgebied één of meerdere taken kiezen die door de medewerker binnen de functie moeten worden uitgevoerd.
Bepalen welke specifieke competenties iemand in deze functie moet hebben. Wij adviseren tussen de drie en zeven competenties te kiezen per functie. Ter ondersteuning bij het kiezen van de competenties kun je kijken bij de taken (stap 2) die je voor de betreffende functie hebt gekozen. Kijk ook nog eens terug naar de vorige oefening, zijn er bepaalde competenties die nu al nodig zijn om te anticiperen op toekomstige klantbehoeften?
Ten slotte bepalen van het specifieke gedrag per competentie, wat je wilt zien en misschien ook wat je niet wilt zien!
Met deze eenvoudige stappen heb je een functie- en competentieprofiel samengesteld welke de aanzet kan vormen voor een uitgebreidere functieomschrijving voor bijvoorbeeld een vacature.
Het competentieprofiel en de ontwikkelbaarheid
Door middel van voorgaande oefening en stappenplan kun je een functieprofiel samenstellen. Het toetsen, stellen van de juiste vragen en bepalen van de ontwikkelbaarheid van competenties kan een lastige opgave zijn. HMG kan je helpen bij het samenstellen van een ideaal competentieprofiel. Dit is een profiel met drie tot zeven competenties waarvan we de mate van belang bepalen en koppelen aan het competentieprofiel van jouw kandidaat/kandidaten. Op basis hiervan kan er in het selectieproces worden gevalideerd of de gewenste competenties aanwezig en te ontwikkelen zijn.