Een succesvol project valt of staat met projectmanagement. Je hebt een fantastisch idee bedacht, hebt een go gekregen voor het project, en nu? Een budgetoverschrijding, onvrede over de kwaliteit en tijdsgebrek liggen op de loer. Hoe zorg je ervoor dat jouw project wel slaagt? In dit blog 4 tips voor het succesvol managen van jouw project, maar eerst een definitie, want was is projectmanagement precies?
Wat is projectmanagement?
Projectmanagement is het beheersen van je project. Dit omvat de manier waarop het project wordt georganiseerd, voorbereid, gepland, uitgevoerd en afgerond. Dit doe je meestal niet alleen, maar samen met een projectleider of projectmanager en een team (of meerdere teams) van professionals. Projecten kun je managen volgens diverse methoden zoals PRINCE2, IPMA, Scrum en GOTIK. GOTIK staat voor Geld, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit, aspecten van een project die gemanaged moeten worden voor een goed resultaat. Hieronder 4 tips die jou hierbij helpen!
Tip 1: een project heeft structuur en overzicht nodig
Zorg voor een heldere structuur die voor iedereen duidelijk is, bijvoorbeeld vaste momenten voor projectoverleg en overzicht van de belangrijkste oplevermomenten. Een goede planning van activiteiten zorgt voor overzicht. Een applicatie als Wunderlist is handig om projecttaken te overzien en te verdelen in je team. Zorg er ook voor dat iedereen weet welke tools er verder beschikbaar zijn en hoe deze gebruikt dienen te worden.
Tip 2: ken de risico's van het project
Een succesvol project gaat o.a. om het beheersen van risico's, maak daarom altijd een risicoanalyse. Dit doe je in 3 stappen:
Identificeer per risico de oorzaak, mogelijke gebeurtenis en mogelijke impact.
Beoordeel per risico de kans, impact, periode en eigenaar (degene die het risico moet managen).
Benoem mogelijke maatregelen.
Om de risico's te visualiseren kun je bijvoorbeeld een risicoprofiel maken zoals op de afbeelding weergeven. Alles rechts van de dikke zwarte lijn verdiend extra aandacht. Op deze wijze kun je in de planning rekening houden met risico's, ongewenste gebeurtenissen zoveel mogelijk voorkomen en effecten minimaliseren.
Tip 3: evalueer het project regelmatig
Tijdens het project is het, mede door de bijkomende risico's, belangrijk om regelmatig te evalueren. Zo kun je tijdig problemen signaleren en ze oplossen door bij te sturen. Check zowel het budget en de planning als de kwaliteit, maar ook de samenwerking: gaat alles binnen het team en de communicatie met externe partijen nog goed? Vergeet ook niet een eindevaluatie te doen, zo kun je eventuele fouten in vervolgprojecten voorkomen.
Tip 4: zorg voor voldoende executiekracht
Je kunt niet alles zelf doen in een project, zorg daarom dat je taken delegeert. Taken die een ander beter kan dan jij, net zo goed kan dan jij of die een ander kan leren kun je allemaal delegeren. Is er zoveel te doen of is er onvoldoende expertise aanwezig? Huur dan tijdelijk iemand in voor de benodigde project ondersteuning. Er zijn veel projectbureaus en projectmanagers die tijdelijke ondersteuning bieden, bijvoorbeeld vanuit specifieke expertises zoals planning of budgettering, maar ook branche specifieke expertise.
Case Dura Vermeer
Theo Winter, Algemeen Directeur van de Divisie Infra en tevens lid van de RvB bij bouwbedrijf Dura Vermeer, werkte samen met We Build Bridges aan het het veranderprogramma de Winst van Verbinden. Volgens hem is "objectiviteit essentieel om een transitie te doen slagen. Het is een no-brainer dat je een externe programmamanager voor een zware transitie moet hebben." Benieuwd naar zijn ervaring? Lees het artikel over het project bij Dura Vermeer.
Projectmanagement met Bruggenbouwers
Wil je jouw project tot een succes maken? Maar mis je tijd en middelen om dit voor elkaar te krijgen? De Bruggenbouwers van We Build Bridges zijn ervaren in verschillende disciplines en branches. Dit maakt dat ze op verschillende niveaus de verbinding weten te leggen die jij nodig hebt. We helpen je graag met advies, support en executiekracht.
Ook interessant
Vond je dit blog interessant? Lees dan ook het artikel Samenwerken is de toekomst.