Veranderingen: in feite draait het hier in iedere organisatie om. De ene verandering heeft een grotere impact dan de andere. Hoe groot de verandering ook is, in de praktijk blijkt het vaak nog lastig om de verandering op alle niveaus in goede banen te leiden. Verandering roept bij betrokkenen vaak weerstand op. Echter, door duidelijke communicatie kunt u weerstand verlagen en medewerkers juist enthousiast maken.
Om mensen mee te krijgen in veranderingen moet u ze erbij betrekken maar ook transparant zijn in uw communicatie. Wat gaat er precies veranderen en voor wie? Hoe draag jij in jouw rol daarin bij?
Wijze van informeren
Herhaling is een must, want dit versterkt de boodschap. Maak een plan wanneer je wat en waar naar wie gaat communiceren. In uw communicatie is het aan te raden gebruik te maken van verschillende kanalen, zodat de communicatie iedereen voldoende bereikt. Bij verschillende kanalen kunt u denken aan bijvoorbeeld een prikbord, intranet, medewerkersbijeenkomst, afdelingsoverleg, een personeelsmagazine of Social Media.
Timing is belangrijk! En een overload aan informatie op slechts één enkel moment, daar heeft niemand iets aan. Zorg dus voor een goede spreiding en het juiste bericht op het juiste moment. Zorg ervoor dat het management op de hoogte is van deze planning.
De ondernemingsraad
Reacties komen vaak als eerste bij leden van de ondernemingsraad op hun bord. Daarom is het van belang dat een OR in een vroegtijdig stadium wordt geïnformeerd over de plannen en eventuele gevolgen daarvan. Maak duidelijke afspraken met de OR over hun rol in het veranderingsproces.
Verschillende betrokkenen, zie niemand over het hoofd
Heeft u op een rij wie er allemaal betrokken is bij de verandering? Denk niet alleen aan de Raad van Commissarissen, management, OR en medewerkers, maar zeker ook aan uw klanten en uw leveranciers. Is het handig om hen wellicht ook op de hoogte te stellen? Raken de veranderingen hen ook? Denk vooraf na over een eventueel persbericht of een persverklaring.
Het gebruik van Social Media
Maak gebruik van het gemak van Social Media! Houd uw mensen op de hoogte aan de hand van bijvoorbeeld nieuwsbrieven. Of start bijvoorbeeld online discussies over het nut en de noodzaak, zodat u te horen krijgt hoe medewerkers er tegen aan kijken. Let er hierbij op dat alle afdelingen voldoende vertegenwoordigd zijn. Een Social Media tool als Yammer, speciaal voor bedrijven, is een goede manier om op een makkelijke manier interactie te creëren en toont meer betrokkenheid dan een eenzijdige nieuwsbrief.
Als leidinggevende/management de juiste boodschap uitdragen
Enkele algemene communicatietips:
Maak het verandertraject concreet door uit te leggen welke stappen er exact worden gezet.
Gebruik begrijpelijke taal voor iedereen.
Maak duidelijk hoe het management ervoor zorgt dat de nadelen beperkt worden.
Een goed verhaal is geloofwaardig en overtuigend.
Een leidinggevende kan overbrengen waar de organisatie voor staat, hij/zij moet daar dan ook goed van op de hoogte zijn.
Een overzicht van veel gestelde vragen (en de daarbij behorende antwoorden) kan een goed hulpmiddel zijn voor de leidinggevenden. Daarmee wordt ook steeds dezelfde boodschap uitgedragen.
Speelt verandering in uw organisatie op dit moment ook een rol? Lees dan het blog van Carla Beijer Veranderen: hoe pak je dat nou aan?.